Para todos los que apenas empezaron a trabajar en casa como parte de la cuarentena o los que llevan una semana y aún no encuentran el ritmo, les compartimos algunos consejos esenciales para mantener la productividad y la calma.
Dale prioridad a tus mañanas
Puede que la tentación de despertar, tomar la computadora y trabajar sin salir de cama sea muy grande o que decidas desayunar mientras trabajas para “aprovechar el tiempo”. Pero esto sería un gran error si hablamos de productividad.
Para ser realmente productivos tenemos que darle prioridad a nuestras rutinas para iniciar el día. Es mejor que ese tiempo que te estás ahorrando al no trasladarte al trabajo lo uses para meditar, hacer ejercicio, leer o cualquier otra actividad que te ayude a centrarte para iniciar tu día con mucha energía.
Como mínimo, deja una hora de diferencia en lo que te levantas de la cama y empiezas a trabajar. Dedica esa hora para cambiarte, desayunar y resolver lo que necesites para despejar tu mente de las preocupaciones del hogar.
Define tu espacio
Si nunca has tenido la necesidad de trabajar en casa y no cuentas con un espacio para eso, es momento de definir cuál va a ser tu área temporal de trabajo. Puede ser el comedor, tu pasillo, tu sala, o incluso tu cuarto.
Aquí el detalle es que cuentes con una mesa/escritorio y una silla cómoda. Evita trabajar desde tu cama o sillón, no sólo porque reduces tu productividad sino porque puedes lastimar tu columna.
La importancia de definir tu espacio de trabajo es que físicamente hagas la distinción entre el tiempo que le dedicas al trabajo y el tiempo de descanso. Si en tu casa o departamento ya cuentas con un espacio de oficina ¡excelente! Pero la idea sigue siendo que evites mezclar tus actividades de casa con las del trabajo. Es decir, no te lleves el desayuno al escritorio y no uses ese espacio para ver Netflix.
Lo que sí puedes hacer es añadir elementos como música de fondo o incluso un podcast para recrear un ambiente de oficina. Aunque, claro, si para ti lo mejor es trabajar en silencio entonces aprovecha este tiempo fuera de la oficina.
Mide tus tiempos
Trabajar en casa te ofrece mucha más flexibilidad en cuanto a cómo administras tus tiempos, incluso si continúas con el mismo horario de oficina. Pero, cómo lo viste en el punto anterior, es importante que identifiques y respetes tanto el espacio como el tiempo que le dedicas a tus tareas.
Es extremadamente fácil distraerte en casa con cosas que van desde reacomodar tu cuarto hasta caer en el limbo de videos de YouTube. Cuando menos lo esperas ya es la una de la tarde y apenas le pusiste título y formato al reporte que te tocaba entregar.
Si ya tienes una rutina o sistema para organizarte sigue así. Pero en caso de que te sientas perdido, ahí te van unos tips:
- Dedica los primeros 15 min de tu tiempo de trabajo para anotar y organizar todas tus tareas del día. Puedes aprovechar plataformas como Trello y apps como Any.Do pero también se vale anotar cada tarea en un Post-it e irlas moviendo conforme avances.
- Pon distintas alarmas para revisar tu avance, tu estado de ánimo y tus mensajes de correo, Slack o WhatsApp.
- No olvides despegarte de la pantalla y estirarte por lo menos cada hora. Agrega recesos de al menos 10 minutos entre tareas grandes para recuperar tu enfoque y energía.
Te recomendamos que revises la Técnica Pomodoro para alcanzar un buen balance entre el tiempo productivo y de descanso. Una aplicación que te puede ayudar a ser productivo con esta técnica es Brain Focus, o puedes usar el cronómetro de Tomato Timer.
Lo importante aquí es que, en vez de medir tu productividad en horas, le dediques tiempo efectivo a tu productividad.
Establece acuerdos
Una vez que definiste tu tiempo y espacio para trabajar en casa, debes platicarlo con quienes compartes tu hogar, ya sea tu familia, roomies o pareja. Al final del día ellos también están pasando la cuarentena por lo que es esencial que estén todos en la misma página.
Si, por ejemplo, quieres definir tu espacio de home office en un área común sería bueno que definan las reglas en cuanto a horarios y actividades. Es decir, ¿cómo y qué implica tener un ambiente equilibrado? ¿Usar audífonos? ¿Avisar cuando estén en videollamada? ¿Destinar horarios fijos a la convivencia o a las tareas de la casa?
Recuerda que llegar a acuerdos significa poner de tu parte así que platica con todos para ver qué puedes hacer para mejorar ese ambiente. Si tienes hijos inclúyelos en los acuerdos, ellos tampoco están acostumbrados a estar demasiado tiempo en casa, así que habla con ellos y ten paciencia en lo que aprenden a diferenciar tu tiempo de trabajo.
Mantén la comunicación
Tener claridad y acuerdos con tu familia y/o roomies te ayudará mucho para trabajar en casa de forma organizada, pero el otro lado de la moneda está en los acuerdos y la comunicación que tengas con tu equipo de trabajo.
Uno de los mayores retos de trabajar en casa es la falta de comunicación. En una oficina podemos estar acostumbrados a voltear con nuestros jefes o compañeros para programar reuniones, plantear ideas o pedir aclaraciones rápidas. Sin embargo, en el caso del home office esto nos puede bloquear o retrasar ya que nos quita esa inmediatez en la respuesta.
Definitivamente la tecnología está de nuestro lado y podemos mantener el contacto, pero es muy importante que intentes mantener la parte humana de la comunicación teniendo videollamadas frente a frente y un intercambio de ideas mucho más fluído.
- Al momento de comunicarte, ya sea en videollamadas o mensajes:
- Pide aclaraciones cuando no estés completamente seguro
- Toma notas sobre los puntos clave de la conversación
- Programa llamadas diarias con tu equipo para mantener los ánimos y la productividad
- Cuando leas un mensaje confirma de recibido para evitar suposiciones
Tu trabajo como líder
Si estás a cargo de un equipo, procura dedicar al menos 5 minutos para llamadas individuales con cada uno de los miembros. Programa esas llamadas a lo largo de la semana como algo adicional a las llamadas en equipo y verás el impacto positivo no sólo en la productividad sino en la actitud y bienestar de tu equipo.
Por otra parte, aprovecha los tiempos por tu cuenta para redefinir las estrategias internas y externas. En éste punto, Harvard acaba de publicar una serie de recursos sobre cómo liderar equipos y empresas en tiempos de Coronavirus. Te invitamos a revisar ésta información o buscar más consejos de acuerdo a los retos que necesites solucionar.
¡Momento de frenar!
Así como empezaste tu día dedicando tiempo a tu cuidado físico y mental, tienes que cerrarlo con actividades que te permitan descansar y renovar tu energía. Si no lograste terminar una tarea, tranquilo. Corrobora los tiempos de entrega y adapta tu plan.
¡Obvio esto no quiere decir que caigas en la procrastinación! Si seguiste los consejos anteriores y fuiste productivo durante el día entonces es momento de frenar. Claro, si eso que te falta te lleva sólo 5 minutos puede que valga la pena adelantarlo pero no si te sacará otras 2 o 3 horas.
Por último, te invitamos a revisar nuestro artículo Cómo darle un giro positivo a los días de cuarentena donde encontrarás ideas sobre cómo aprovechar tu tiempo personal en casa.
